Polityka prywatności
I. O nas
W celu zapewnienia przejrzystości i rzetelności procesów przetwarzania danych osobowych poniżej zamieszczamy obowiązujące zasady ochrony danych osobowych ustanowione zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej „RODO”.
Niniejsza Polityka skierowana jest do wszystkich przyszłych, obecnych i byłych kontrahentów Współadministratorów, a także wszystkich osób odwiedzających stronę internetową www.fusion.pl, którzy mogą, ale nie muszą być kontrahentami Współadministratorów.
Odpowiednio niniejsza Polityka dotyczy także osób zainteresowanych usługami Współadministratorów, jak i osób, których dane Współadministratorzy przetwarzają na podstawie zawartych umów, w tym zleceniodawców i zleceniobiorców.
W zakresie określonym w niniejszej Polityce prywatności Współadministratorami danych osobowych są:
1. Fusion Labs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Masłowie Pierwszym, adres: 26-001 Masłów Pierwszy, ul. Świętokrzyska 10A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000963058, NIP: 6572968622, REGON: 521619800;
2. EMI Michał Dziwięcki Emil Pióro spółka cywilna NIP: 6572908318, REGON: 260631495;, wspólnicy Spółki cywilnej EMI: Emil Pióro NIP: 9591778315 Regon: 260631561 adres: os. Na Stoku 80/58, 25-437 Kielce, Michał Dziewięcki NIP: 6572738856, Regon: 260317899, adres: ul. Jeleniowska, nr 202A, lok. 18, 25-564 Kielce
3. Przemysław Jaskóła „JAWEX”, adres: ul. Generała Władysława Sikorskiego 22 lok. 53, 25-434 Kielce, NIP: 6572695880, REGON: 260310450.
Podmioty wskazane powyżej zwane są dalej łącznie „Współadministratorami”.
Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.
II. Zasady współadministrowania
Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zakresie objętym współadministrowaniem, zgodnie z art. 26 RODO.
Współadministrowanie obejmuje przetwarzanie danych osobowych w zakresie wspólnych działań
Współadministratorów związanych w szczególności z procesem sprzedażowym, obsługą klientów, wspólnymi działaniami marketingowymi, wspólną strategią sprzedaży oraz procesami rekrutacyjnymi i związanymi z zatrudnieniem.
1. Cele współadministrowania
Współadministratorzy oświadczają, że współadministrowanie danymi osobowymi obejmuje następujące cele:
a) kompleksową obsługę procesu sprzedażowego, na który składają się w szczególności: pozyskiwanie klientów, przygotowanie ofert, prowadzenie punktów sprzedażowych (dystrybucja), obsługa klientów, w tym klientów pozyskanych za pośrednictwem serwisów internetowych, zawieranie i realizacja umów, obsługa ewentualnych reklamacji, działania marketingowe, przetwarzanie danych niezbędnych w procesie dostawy towarów oraz prowadzenie wspólnych baz klientów;
b) prowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz wszelkich procesów związanych z zatrudnieniem pracowników, zleceniobiorców i wykonawców, w tym rozmów rekrutacyjnych, prowadzenia akt osobowych oraz naliczania wynagrodzeń.
2. Zakres osób, których dane są objęte współadministrowaniem
W ramach niniejszego współadministrowania przetwarzane będą dane:
a) potencjalnych i obecnych klientów w związku z prowadzonymi punktami sprzedażowymi;
b) klientów w związku ze wspólnymi działaniami marketingowymi i wspólną strategią sprzedaży
c) pracowników;
d) kandydatów do pracy;
e) dostawców towarów każdej ze Stron Porozumienia;
f) osób współpracujących ze Współadministratorami na podstawie umów cywilnoprawnych;
g) innych osób, których dane są niezbędne do realizacji celów objętych współadministrowaniem.
3. Kategorie danych osobowych
W ramach współadministrowania przetwarzane będą w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
a) w przypadku kandydatów do pracy – dane zbierane w procesie rekrutacji zgodne z art. 22¹ Kodeksu pracy, w tym: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące dotychczasowego zatrudnienia oraz inne dane podane dobrowolnie przez kandydata do pracy;
b) w przypadku klientów – imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane kontaktowe oraz dane niezbędne do wysyłki lub dostawy towaru;
c) w przypadku dostawców – dane kontaktowe, dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, adres siedziby, adres dostawy oraz imię i nazwisko kierowców;
d) w ramach relacji pomiędzy Współadministratorami – dane pracowników z poszczególnych podmiotów, w szczególności imię, nazwisko, stanowisko, zakres obowiązków oraz dane kontaktowe;
e) w przypadku zatrudnienia lub współpracy, niezależnie od rodzaju współpracy, w tym na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło – dane związane z zatrudnieniem lub wykonywaniem współpracy.
4. Czynności przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych wskazanych powyżej może obejmować w szczególności następujące czynności: zbieranie, przechowywanie, ujawnianie poprzez przesyłanie, utrwalanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie lub niszczenie.
5. Realizacja praw osób, których dane dotyczą
Współadministratorzy uzgodnili sposób realizacji obowiązków wynikających z RODO, w szczególności w zakresie zapewnienia osobom, których dane dotyczą, możliwości wykonywania przysługujących im praw.
Osoba, której dane dotyczą, może wykonywać przysługujące jej prawa wobec każdego ze Współadministratorów, niezależnie od ustaleń dokonanych pomiędzy Współadministratorami.
Współadministratorzy będą współpracować przy realizacji żądań osób, których dane dotyczą, w szczególności w zakresie prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawa do sprzeciwu.
6. Wspólny punkt kontaktowy
Współadministratorzy ustanowili wspólny punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą, w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się ze Współadministratorami pod adresem:
Skorzystanie ze wspólnego punktu kontaktowego nie ogranicza prawa osoby, której dane dotyczą, do kontaktowania się bezpośrednio z każdym ze Współadministratorów ani do wykonywania przysługujących jej praw wobec każdego ze Współadministratorów.
Zasadnicza treść uzgodnień pomiędzy Współadministratorami dotyczących podziału obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest dostępna za pośrednictwem wspólnego punktu kontaktowego: [email protected]
III. Postanowienia ogólne
Przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów, dystrybutorów, partnerów, podwykonawców, pracowników i współpracowników. Jednym z jej kluczowych aspektów jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.
Dbamy, by przetwarzanie Twoich danych odbywało się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej: „RODO”), Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi (zawartymi m.in. w prawie pracy czy ustawie o rachunkowości).
W zakresie objętym współadministrowaniem Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych oraz współpracują przy realizacji obowiązków wynikających z RODO.
Współadministratorzy korzystają z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu Współadministratorów (są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania).
Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje naszych pracowników i współpracowników.
IV. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe
Współadministratorzy przetwarzają dane pracowników oraz osób, które współpracują z nimi na innej podstawie niż stosunek pracy. Dane kontaktowe pozyskiwane od kontrahentów, w tym ich pracowników, służą zawieraniu i sprawnej realizacji umów. Dane klientów wykorzystywane są w celu realizacji umowy oraz świadczenia usług.
W ramach współadministrowania dane osobowe mogą być wykorzystywane w celu kompleksowej obsługi procesu sprzedażowego, obejmującego w szczególności pozyskiwanie klientów, przygotowanie ofert, prowadzenie punktów sprzedażowych, obsługę klientów, zawieranie i realizację umów, obsługę reklamacji, działania marketingowe, realizację dostaw towarów oraz prowadzenie wspólnych baz klientów.
Współadministratorzy prowadzą także wspólne działania marketingowe oraz realizują wspólną strategię sprzedaży.
Dane osobowe mogą być również przetwarzane w związku z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych oraz procesów związanych z zatrudnieniem pracowników, zleceniobiorców i wykonawców.
Podmiotom trzecim udostępniamy Twoje dane za Twoją zgodą lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa, a także w przypadkach, gdy udostępnienie jest niezbędne do realizacji celów przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
V. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane
Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w których są przetwarzane;
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania;
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą lub zniszczeniem.
W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów prawa pracy czy ustawy o rachunkowości.
Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń z prowadzonej przez Współadministratorów działalności gospodarczej.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych może być w szczególności:
a) zgoda osoby, której dane dotyczą;
b) niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem;
c) niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach;
d) niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów, z zastrzeżeniem praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
VI. Jakie prawa Ci przysługują
Polityka prywatności może być uzupełniana lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji. O wszelkich zmianach Polityki prywatności Administrator poinformuje poprzez publikację nowej wersji niniejszej polityki za pośrednictwem strony www.fusion.pl
Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie udzielić Ci wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Ci prawa do:
a) informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych;
b) informacji udzielanych na wniosek – o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych;
c) sprostowania danych;
d) usunięcia danych („bycia zapomnianym”);
e) ograniczenia przetwarzania;
f) przenoszenia danych;
g) sprzeciwu;
h) niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu;
i) informacji o naruszeniu ochrony danych.
Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.
W celu realizacji powyższych praw możesz skontaktować się ze Współadministratorami za pośrednictwem wspólnego punktu kontaktowego: [email protected].
Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem. Jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VII. Jak będziemy się z Tobą kontaktować
Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji praw przysługujących osobie, której dane dotyczą, należy kontaktować się ze Współadministratorami za pośrednictwem wspólnego punktu kontaktowego: [email protected]
Jeżeli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.
Jeżeli zażądasz informacji w innej formie, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość.
VII. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie
Informacji staramy się udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Cię o podjętych działaniach i w stosownych przypadkach, o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.
Żądania dotyczące praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Współadministratorów za pośrednictwem wspólnego punktu kontaktowego: [email protected].
VII. Odbiorcy Twoich danych
Możemy przekazywać Twoje dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania partnerom biznesowym, którzy świadczą dla Współadministratorów usługi.
Współpracujemy jedynie z podmiotami, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Odbiorcami Twoich danych mogą być:
1. podmioty i organy upoważnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
2. banki w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń;
3. podmioty zapewniające dostawę oprogramowania;
4. podwykonawcy, którzy świadczą dla Współadministratorów usługi;
5. firmy kurierskie;
6. dostawcy usług chmurowych;
7. kancelarie prawne świadczące usługi doradcze na rzecz Współadministratorów;
8. podmioty zaufania, w tym firmy powiązane z Współadministratorami kapitałowo lub osobowo, z którymi Współadministratorzy utrzymują relacje biznesowe;
9. pozostali Współadministratorzy – w zakresie niezbędnym do realizacji wspólnych celów przetwarzania danych osobowych określonych w niniejszej Polityce prywatności.
X. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych
Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia jak m.in.:
a) ochrona danych w fazie projektowania i domyślna ochrona danych;
b) ocena skutków dla ochrony danych;
c) notyfikacja naruszeń;
d) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych;
e) retencja danych;
f) realizacja praw osób, których dane dotyczą.
Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą, staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.
XI. Retencja danych
Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.
Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesu Współadministratorów (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:
a) okres realizacji umowy o współpracę/zlecenia – w przypadku przetwarzania danych w celu zawarcia oraz realizacji umowy o współpracę;
b) okres niezbędny do rozpatrzenia złożonej reklamacji – w przypadku przetwarzania danych w celu obsługi procesu składanych reklamacji;
c) do momentu rozstrzygnięcia sporu / rozliczenia stron, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia roszczeń – w przypadku przetwarzania danych w celu dochodzenia roszczeń i podejmowania działań o charakterze windykacyjnym;
d) do momentu wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych w celu badania poziomu satysfakcji wśród Klientów Współadministratorów oraz marketingu bezpośredniego (wysyłania informacji handlowych).
XII. Upoważnienia
Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Współadministratorów, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.
XII. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być uzupełniana lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami Współadministratorów w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji.
O wszelkich zmianach Polityki prywatności Współadministratorzy poinformują poprzez publikację nowej wersji niniejszej Polityki za pośrednictwem strony www.fusion.pl.
XIV. Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) tak, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje.